Belege und Dokumente, die sich selbst einsortieren
Rechnungen kommen als PDF, Scan oder Foto rein – aus Lieferantenmail, WhatsApp oder Briefpost. Jemand liest sie durch, tippt Beträge und Rechnungsnummern ab, benennt die Datei und legt sie im richtigen Ordner ab. Bei zehn Belegen am Tag ist das eine Nebenaufgabe. Bei fünfzig ist es ein halber Arbeitstag, der niemandem auffällt, bis er fehlt.
Was sich ändert
Der Unterschied ist nicht „weniger Papier“, sondern: Belege werden gelesen, geprüft und abgelegt, ohne dass sie jemand manuell anfassen muss. Auffällige oder unklare Fälle – falsche Steuersätze, fehlende Pflichtangaben, ungewöhnliche Beträge – landen automatisch bei einem Menschen zur Freigabe. Der Normalfall läuft durch, der Sonderfall bleibt kontrolliert.
- weniger manuelle Dateneingabe
- konsistente Ablage
- schnellere Weiterverarbeitung
- nachvollziehbare Freigaben
- Sonderfälle bleiben beim Menschen
Ablauf
- Dokument trifft ein
- OCR und AI lesen die Inhalte
- Daten werden strukturiert
- Regeln prüfen Pflichtangaben
- Dokument wird abgelegt oder weitergeleitet
- Unklare Fälle gehen zur manuellen Freigabe
Mögliche Tools
- n8n
- Make
- OpenAI
- Microsoft 365
- Google Drive
- SharePoint
- DATEV
- Lexware Office
- sevdesk
Nennung ohne Partnerschaft oder Zertifizierung – wir wählen das Tool nach eurem Bestand, nicht umgekehrt.
Was es kostet, nichts zu tun
Ein Beleg, der falsch abgelegt oder zu spät erfasst wird, kostet nicht nur die Korrektur, sondern auch die Zeit, ihn wiederzufinden. Über einen Monat gerechnet ist das mehr, als der Automation-Check kostet: nämlich nichts.
Je mehr Systeme und Ordnerstrukturen über die Jahre gewachsen sind, desto aufwendiger wird jede spätere Umstellung. Ein Automation-Check jetzt zeigt, wo der Ablauf heute schon klar genug ist, um ihn zu automatisieren.
- 10+Jahre Digital-Erfahrung
- 75+Kunden
- Persönlicher Ansprechpartner
- Standort Mannheim
Häufige Fragen dazu
Ersetzt das unsere Steuerberatung oder DATEV?
Nein. Die Automation bereitet Belege für DATEV, Lexware Office oder sevdesk vor – sie ersetzt weder Buchhaltung noch Steuerberatung, sondern die manuelle Vorarbeit davor.
Was ist mit Belegen, die die KI nicht sicher lesen kann?
Die gehen zur manuellen Freigabe. Wir legen vorher fest, ab welcher Unsicherheit ein Beleg nicht automatisch weiterverarbeitet wird.
Funktioniert das auch mit Papierbelegen?
Ja, sofern sie eingescannt oder fotografiert werden. Ab da übernehmen OCR und KI die Texterkennung.
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Zeig mir diesen Ablauf bei euch – ich sage dir, was sich davon automatisieren lässt.
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